Notícia

Saiba tudo sobre a Nota Fiscal Eletrônica


 1. O que é a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e?

Podemos conceituar a Nota Fiscal Eletrônica, NF-e, modelo 55, como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.

 2. Quais são as vantagens da NF-e?


A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.

Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:

·  redução de custos de impressão do documento fiscal, uma vez que o documento é emitido eletronicamente. O modelo da NF-e contempla a impressão de um documento em papel, chamado de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito das mercadorias e facilitar a consulta da respectiva NF-e na internet. Apesar de ainda haver, portanto, a impressão de um documento em papel, deve-se notar que este pode ser impresso em papel comum A4 (exceto papel jornal), geralmente em apenas uma via;

·  redução de custos de aquisição de papel, pelos mesmos motivos expostos acima;

·  redução de custos de armazenagem de documentos fiscais. Atualmente os documentos fiscais em papel devem ser guardados pelos contribuintes, para apresentação ao fisco pelo prazo decadencial. A redução de custo abrange não apenas o espaço físico necessário para adequada guarda de documentos fiscais como também toda a logística que se faz necessária para sua recuperação. Um contribuinte que emita, hipoteticamente, 100 Notas Fiscais por dia, contará com aproximadamente 2.000 notas por mês, acumulando cerca de 120.000 ao final de 5 anos. Ao emitir os documentos apenas eletronicamente a guarda do documento eletrônico continua sob responsabilidade do contribuinte, mas o custo do arquivamento digital é muito menor do que o custo do arquivamento físico;

·  GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;

·  Simplificação de obrigações acessórias. Inicialmente a NF-e prevê dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF. No futuro outras obrigações acessórias poderão ser simplificadas ou eliminadas com a adoção da NF-e;

·  Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira. Com a NF-e, os processos de fiscalização realizados nos postos fiscais de fiscalização de mercadorias em trânsito serão simplificados, reduzindo o tempo de parada dos veículos de cargas nestas unidades de fiscalização;

·  Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to business) é uma das formas de comércio eletrônico existente e envolve as empresas (relação “empresa - a - empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.

 

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:

·  Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;

·  Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;

·  Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;

·  GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

·  Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B), pelos motivos já expostos anteriormente.         

Benefícios para a Sociedade:

·            Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;

·            Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;

·            Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;

·            Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e

Benefícios para os Contabilistas:

·  Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;

·  GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

·  Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.

 

Benefícios para o Fisco:

·  Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;

·  Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;

·  Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;

·            Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;

·  GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conforme os motivos expostos nos benefícios das empresas emitentes;

·  Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e das Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).

 

3. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?


A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

 

4. O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?



A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica nos sites das Secretarias de Fazenda ou Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).

Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil - disponível na opção “download” do Portal Nacional da NF-e.

O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo.

Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 10/07.


5. O destinatário da mercadoria poderá exigir receber a Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A ao invés da Nota Fiscal Eletrônica?


Não, esta exigência não poderá ser feita pelos destinatários. Nos casos em que o emitente for obrigado ao uso da NF-e, a obrigatoriedade de emissão de NF-e aplica se a todas as operações praticadas em todos os estabelecimentos, sendo vedada a emissão de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A. (Vide a questão 1 do capítulo II para maiores detalhes.) Os contribuintes emitentes que não são obrigados a emitirem NF-e, pois decidiram a adoção do modelo de forma espontânea, deverão, preferencialmente, emitir NF-e, cabendo a eles a decisão da emissão da Nota Fiscal Modelo 1/1A ou Nota Fiscal Eletrônica, conforme sua conveniência.

Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e, bem como nos casos de excepcionalidades definidas no Protocolo ICMS 10/07.

 

6. As empresas obrigadas serão credenciadas de ofício pela Secretaria da Fazenda ou terão que providenciar seu credenciamento para emissão de NF-e?


As empresas deverão providenciar seu credenciamento junto à Secretaria de Fazenda da circunscrição do estabelecimento emissor segundo as normas por ela estabelecidas. Para emissão da NF-e o contribuinte de Minas Gerais deverá credenciar-se mediante a utilização do Módulo de NF-e do Sistema de Administração da Receita da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais (SIARE).

O acesso ao SIARE é restrito a pessoas jurídicas e outros usuários inscritos no cadastro informatizado da SEF/MG. Para habilitar-se a criar a senha, o contribuinte, deverá atender às orientações do Portal SIARE: http://www.fazenda.mg.gov.br/empresas/sistemas/siare/.

A SEFAZ/MG disponibiliza no endereço eletrônico http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br, na opção “Empresas” uma listagem dos contribuintes obrigados à emissão de NF-e. Estabelecimentos obrigados à emissão de NF-e e que eventualmente não foram relacionados devem, também, providenciar o seu cadastramento.

Os contribuintes que se enquadram nas datas de obrigatoriedade e que constem da “Relação de Obrigados” serão credenciados de ofício antes da data de cada período de obrigatoriedade pela SEFAZ/MG.

O acesso aos ambientes de homologação e/ou produção serão liberados na data de início da obrigatoriedade, independente de terem realizados os testes ou não.

 

7. Quais os procedimentos para que uma empresa interessada possa passar a emitir NF-e?


As empresas interessadas em emitir NF-e deverão, em resumo:

• Solicitar seu credenciamento como emissoras de NF-e na Secretaria da Fazenda em que possua estabelecimentos. O credenciamento em uma Unidade da Federação não credencia a empresa perante as demais Unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os Estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e.

• Possuir certificação digital do tipo A1 (arquivo digital armazenado no computador) ou A3 (dispositivo físico do tipo smart card ou do tipo token), que contenha o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto ao ICP-BR; indispensável para a assinatura e para a transmissão da NF-e;

• Adaptar o seu sistema de faturamento para emitir a NF-e ou utilizar o “Emissor de NF-e” desenvolvido pela SEFAZ/SP, para os casos de empresa de médio e de pequeno porte.

• Testar seus sistemas em ambiente de homologação em todas as Secretarias da Fazenda em que desejar emitir NF-e.

• Obter a autorização da Secretaria da Fazenda para emissão de NF-e em ambiente de produção (NF-e com validade jurídica).     
Publicado em: 27/02/2015 | Por: http://www.nfe.fazenda.gov.br
 
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